Para uma empresa funcionar de maneira eficiente e dentro da lei, alguns documentos são indispensáveis. Se você tem um negócio ou está pensando em abrir uma empresa, é provável que já tenha ouvido falar sobre alguns dos requisitos que precisa cumprir. Mas será que você sabe exatamente quais documentos precisam estar em ordem para evitar problemas legais?
Neste artigo do blog da Facit Contábil, vamos apresentar os documentos mais importantes para uma empresa. Esses itens formam um checklist fundamental que toda empresa precisa observar com atenção. Preparado para conferir?
1. Contrato Social registrado
O contrato social funciona como uma espécie de “certidão de nascimento” da sua empresa, onde constam todas as informações essenciais sobre o negócio: nome, endereço, atividades, estrutura de capital, participação dos sócios e suas responsabilidades. Esse contrato precisa ser registrado na Junta Comercial do seu estado para que tenha validade legal.
O contrato social registrado e atualizado prova a existência formal da sua empresa e regula as relações entre os sócios. Sem esse documento, é praticamente impossível obter licenças, abrir contas bancárias empresariais e, claro, emitir um CNPJ.
2. CNPJ ativo
Assim que o contrato social é registrado, o próximo passo é a obtenção do CNPJ, o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica. Esse número é a identidade da sua empresa junto à Receita Federal e é necessário para qualquer atividade comercial. O CNPJ também facilita o acesso a diversos serviços empresariais, como abertura de contas e obtenção de crédito.
Um CNPJ irregular pode causar problemas para a empresa e inviabilizar várias operações do dia a dia.
3. Regime tributário definido
No Brasil, os regimes tributários mais comuns são o Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Cada um possui suas próprias regras e alíquotas, e a escolha deve ser feita com base nas características do seu negócio, como faturamento e atividade econômica.
Ao abrir uma empresa, é preciso escolher o regime tributário de forma estratégica. Um regime inadequado pode resultar em pagamento de impostos excessivos ou até em problemas com o Fisco.
Nessa hora, é recomendável contar com o suporte de um contador especializado para escolher o regime ideal para a sua empresa e revisar essa escolha periodicamente, pois as condições e o faturamento podem mudar com o tempo.
4. Livro contábil atualizado
O livro contábil é um documento que registra todas as operações financeiras da empresa, desde a entrada e saída de dinheiro até a aquisição de ativos e pagamento de dívidas. Ele é um dos documentos obrigatórios para qualquer empresa e, em muitos casos, precisa ser apresentado às autoridades fiscais.
O livro contábil também permite uma análise precisa do seu desempenho. Com informações claras e organizadas, portanto, é mais fácil tomar decisões estratégicas e planejar o futuro da empresa.
5. Emissão de notas fiscais
A emissão de notas fiscais é uma exigência para quase todas as operações comerciais realizadas por uma empresa. Esse documento comprova a realização da transação e é a base para o recolhimento de impostos. Emitir notas fiscais de maneira correta é fundamental para garantir a regularidade da empresa com a Receita Federal e outros órgãos de fiscalização.
Além disso, as notas fiscais são importantes para a organização interna. A falta de notas pode resultar em multas pesadas, sem falar nos riscos de autuações e até de processos judiciais.
6. Regularidade com órgãos públicos
Uma empresa que está em conformidade com as exigências dos órgãos públicos opera com mais segurança. Isso envolve manter os registros e licenças atualizados em órgãos como a Prefeitura (para o alvará de funcionamento), a Vigilância Sanitária (se aplicável), entre outros. De fato, cada setor possui suas próprias exigências, e é importante observar todos os detalhes para evitar complicações.
A regularidade com esses órgãos garante que a empresa opere sem interrupções. Além disso, ao cumprir com todas essas exigências, você reforça a imagem de credibilidade da empresa no mercado.
Simplifique a gestão de documentos da sua empresa
Portanto, deu para perceber que manter todos esses documentos empresariais atualizados exige tempo e atenção aos detalhes. Com a quantidade de regulamentações envolvidas, é compreensível que muitos empresários sintam que estão constantemente “apagando incêndios”.
É aí que entra a importância de contar com um parceiro contábil especializado, que entenda as particularidades do seu setor e seja capaz de gerenciar toda a documentação necessária.
A Facit Contabilidade está aqui para simplificar essa gestão para você. De fato, com a nossa equipe de especialistas, cuidamos de cada etapa contábil, garantindo que todos os documentos essenciais para sua empresa estejam em ordem.
